Программы для удаленной работы

У работы из дома есть как преимущества, так и недостатки. Основное преимущество - достижение лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Организация удаленной работы - это не всегда просто. Некоторым людям трудно оставаться продуктивными в своем домашнем офисе, у других возникают трудности с общением между клиентами или членами команды.

Распространенные проблемы при удаленной работе:

• Невозможно отключиться от работы вовремя. Это повышает продуктивность, но поглощает личную жизнь и время для отдыха.
• Нет личного общения и взаимодействия между сотрудниками.
• Понижение мотивации: вы не «видите» начальника и других сотрудников, вас не подталкивают к работе.
• Отвлекающие факторы: домашние дела, семья и другие родственники могут постоянно отвлекать, и вы не сможете полностью сосредоточиться на выполнение работы.

К счастью, сегодня существуют программы для удаленной работы, которые помогают отслеживать ваши задачи, упрощать взаимодействие между сотрудниками и клиентами.

Приложения для удаленного общения и взаимодействия

Общение – важная и сложная часть работы. Без общения «глаза в глаза» порой очень сложно заниматься совместным проектом, ставить цели и задачи, продуктивно общаться, решать рабочие вопросы и проблемы.

Следующие инструменты удаленной работы помогут вам эффективно оставаться на связи и организовать удаленную работу сотрудников.

Zoom

Сервис видеоконференций для общения и бизнеса, популярен для проведения онлайн встреч, собраний, уроков, вебинаров.  Возможность планировать встречи, обмениваться файлами, транслировать экран, записывать встречи. В бесплатном режиме доступны видеозвонки до 40 минут для 100 человек, в платной версии - неограниченное время для 500 участников. 

Русской альтернативой могут быть такие  программы:

Сферум, VK Звонки, видеозвонки Mail и Яндекс.Телемост.

Платформы со схожим функционалом. На платформах можно общаться, обмениваться файлами, хранить файлы в облаке, проводить звонки. Удобный, простой и бесплатный сервис.

SberJazz

Сервис для видеоконференций с безлимитными звонками, которые можно совершать с любого устройства.

Расшифровка речи, шумоподавление, быстрое создание и вход на встречу, запись встречи. Демонстрировать экран могут одновременно несколько пользователей. Использовать можно как на компьютерах, так и на смартфонах и планшетах.

Обычные пользователи могут использовать SberJazz бесплатно. Компании могут выбрать один из платных тарифов.

IOctopus

В самом сервисе нет функционала онлайн звонков, однако он может сильно помочь сделать ваши разговоры продуктивнее. Во время звонков удобно делать заметки и обсуждать задачи в ментальных картах. В

IOctopus вы можете использовать как интеллект-карты для презентации, для наглядного обсуждении вопросов и задач, когда делитесь экраном с другими участниками звонка. И также можете делиться ссылкой на ментальную карту в чате с коллегами. Можно выдать доступ только на просмотр, на комментирование или полный доступ к редактированию. 

Таким образом, ментальные карты сделают ваше общение онлайн эффективнее и продуктивнее. Экономят время так как выводы и задачи легко фиксируются в ветках. 

Программы для управления файлами

Очень важной частью удаленной работы является управление файлами. Особенно, когда вы работаете вместе с другими сотрудниками и вам необходимо хранить свои данные так, чтобы другие могли их смотреть, комментировать и редактировать.  

Google Диск

Доступен на всех устройствах и ОС. Google Диск поможет вам и другим членам команды работать над одним и тем же текстовым документом, презентацией или таблицей в режиме реального времени. Нет заметной задержки, и все участники могут видеть вносимые изменения по мере их появления, а также можно оставлять комментарии для строк или ячеек.

Также удобная фишка – гугл-формы, с помощью которых вы можете создавать анкеты, тесты, сбор мнений и многое другое. Бесплатное доступное хранилище – 15 гб.

Dropbox

Популярное облачное хранилище. Можно хранить свои файлы и делиться ими с другими для дальнейшего редактирования.

Минус: в бесплатной версии всего 2 гб свободного пространства.

Облако Mail.ru, Яндекс Диск

Русские аналоги, интерфейс схож с Google Диском. Бесплатно: пространство до 10 гб у Яндекс и 8 гб у мэйл.

Кстати, в ментальные карты можно добавлять ссылки на папки и файлы проекта (задачи), для быстрого доступа к ним. А также делать закладки, группируя по темам.

Личный тайм-менеджемент и организация удаленной работы сотрудников

Планирование времени работы и отдыха особенно важно при удаленной работе.

CleverControl

Платформа контролирует, чем занимается сотрудник в рабочее время. В отчете можно увидеть: какими приложениями и на каких сайтах проводит время, сколько текстов, таблиц, презентаций он делает за день. 

Time Doctor

Приложение для фиксирования рабочего времени. Сервис позволяет вам отслеживать задачи, которые вы выполняете, а также напоминает вам о необходимости оставаться сосредоточенным на случай, если вас отвлекут такие вещи, как Facebook, YouTube и т. д. Способ оставаться продуктивным все рабочее время!

Pomodoro Timer

Довольно простой таймер и вариантов множество, легко найти на свой вкус или использовать таймер в телефоне. Техника помодоро помогает использовать время крайне эффективно и, что немаловажно, защищает от выгорания.

Что делать?

Выбрать задачу, поставить таймер на 25 минут. Сфокусироваться и работать над этой задачей не отвлекаясь все 25 минут. Затем перерыв 5 минут. Потом снова сосредоточенно работать 25 минут. После 4-х циклов сделать перерыв на 15-30 минут и начать заново. 

Кроме пикающего таймера подготовьте место для быстрых записей. Это может быть открывая вкладка с ментальной картой. В заранее прописанных ветках по задаче отмечайте выполненные пункты. А также записывайте чтобы не забыть в ветки новые цели, задачи, идеи, которые приходят во время выполнения, но на которые сейчас нельзя отвлекаться. 

IOctopus

Что есть в IOctopus для организации времени? Кроме использования вместе с техникой Помодоро, можно включить плагины Календарь с диаграммой Ганта и Email напоминания. Таким образом у задач в ментальной карте можно проставить даты и посмотреть наглядно дедлайны. А с email  отправкой ментальных карт на почту вы не пропустите ни одну запланированную задачу. 

Программы для управления проектами

Приложение для управления проектами необходимо для распределения и отслеживания работы в команде. 

Trello

Это электронная канбан-доска. Trello помогает организовывать задачи и проекты, используя различные доски. Доски и карточки на них сообщают, кто над какой задачей работает, что нужно выполнить прямо сейчас, а какую задачу можно отложить.

Jira

Программа предлагает шаблоны: Scrum, Kanban, отслеживание ошибок, DevOps. Обычно используется отделом разработки и программистами, но также хороша и в управлении проектами. Бесплатная версия предполагает до 10 пользователей, но  неограниченное количество задач и проектов. 

Bitrix24

Российский сервис для управления бизнесом с комплексным предложением. Здесь и все для совместной работы, и CRM, задачи и проекты, сайты и магазины, возможности автоматизации. Больше подходит для бизнеса и больших компаний. Но и начинающий предприниматель может найти здесь бесплатно необходимые функции для управления своими проектами. 

IOctopus

Для управления проектами есть  функция задач и чек листов. В ветках можно отмечать выполненные задачи, задачи в работе и те, которые предстоит выполнить. Для типовых задач можно создавать чек лист, проставлять галочки, а затем обнулять одной кнопкой, чтобы пользоваться списком заново. Также календарь, напоминания, режим совместной работы могут быть полезны.   

 

Сервисов, платформ и приложений для удаленной работы огромное количество как с бесплатным, там и с платным режимом. В зависимости от нужного функционала, объема работы, количества сотрудников можно подобрать инструменты для себя.

Пробуйте разные форматы: от четких записей в Bitrix24, до комментирования документов в Яндекс Диске и визуально приятных и наглядных интеллект-карт IOctopus.

Зарегистрироваться бесплатно