Архивная система Германии

• Характеристика системы

  • Децентрализованная структура

  • Нет единообразия в управлении

• Процедуры передачи

  • Договор с организацией-сдатчиком

  • Документы остаются в компетенции сдатчика до экспертизы (макс. 30 лет)

• Промежуточные архивы

  • Функции:

    • Временное хранение документов до экспертизы

    • Отбор ценных материалов для передачи в ФА

    • Уничтожение нерелевантных документов

  • Регламентация:

    • Методика «ДОУ в федеральных министерствах» (2005)

    • Директива RegR (2001)

• Управление электронной документацией

  • Нормативная база

    • Общий порядок работы федеральных министерств (GGO)

    • Концепция DOMEA:

      • Принципы перехода к электронным системам

      • Сертификация ПО для госсектора

  • Практика

    • Формат хранения: PDF-A (ISO 19005-1)

    • Метаданные: XML-описание

    • Передача данных:

      • Через носители (диски)

      • В перспективе — телекоммуникационные каналы

  • Сложности

    • Неудачи внедрения DOMEA

    • Хранение срезов баз данных, а не полных БД

    • Сохранение информации сайтов в НБ

  • Инфраструктура

    • Специальное подразделение в Федеральном архиве для электронных документов

    • Хранение на магнитных лентах + резервные носители

• Другие архивы

  • Коммунальные (муниципалитеты)

  • Церковные (все конфессии)

  • Бизнес-архивы (предприятия, банки)

• Федеральный архив (Кобленц)

  • Хранит документы:

    • Федеральных учреждений

    • Политических партий

    • Исторические коллекции

  • Не управляет региональными архивами

• Ключевые особенности

  • Децентрализация: отсутствует вертикальное подчинение

  • Прагматизм: гибкий подход к электронным документам

  • Промежуточное звено: роль временных архивов в оптимизации хранения

  • Вызовы: разнородность ИТ-систем, медленный переход на электронный документооборот

• Государственные/земельные архивы

  • Самостоятельны

  • Не подчинены федеральному уровню

  • Сохраняют документы:

    • Региональных органов

    • Федеральных учреждений с ограниченной компетенцией

• Роль Федерального архива

  • Консультирует федеральные органы

  • Издает нормативно-методические материалы

  • Регулируется Законом о Федеральном архиве (1988)